floES
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- Registriert
- 19. Dez. 2005
- Beiträge
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Aus gegebenem Anlass teile ich mal meine Erfahrungen mit Reisekostenabrechnungen.
Zunächst mal vorweg, für diejenigen, die vielleicht erst seit kurzem selbstständig und mit dem Thema noch nicht so vertraut sind:
Generell kannst du die Kosten für jede betrieblich veranlasste Reise als Betriebsausgabe ansetzen. Diese umfassen aber nicht nur die Transportkosten (Auto,Bahn,Flug,Taxi,Mietwagen,Metro,Fahrrad,...) und die Übernachtung, sondern für jeden Aufenthalt von mehr als 8 Stunden kann ein sog. "Verpflegungsmehraufwand" geltend gemacht werden. Die Höhe richtet sich nach Dauer und Ort der Reise (Inland/Ausland).
Aber wenn man nicht alles sorgfältig dokumentiert, kann der Betriebsprüfer ggf. trotzdem versuchen, euch die entstandenen Kosten zu streichen.
Daher ein paar Tipps:
- Gerade für Auslandsreisen besteht eine erhöhte Mitwirkungsplficht des Steuerpflichtigen. Es reicht also vermutlich nicht aus, einfach zu schreiben "Ich war beim Domainfest in Prag. War super!".
In eurem eigenen Interesse solltet ihr eine genaue Agenda führen: Was habt ihr an welchem Tag gemacht? Mit wem hab ihr über welche Themen gesprochen? Was war der konkrete Bezug zu eurem Business?
Idealerweise führt ihr Gesprächsprotokolle und lasst diese noch von eurem Gesprächspartner unterzeichnen. Klingt affig, hilft aber ggf. bei der Argumentation mit dem Betriebsprüfer!
Ferner sollte dringend ein Beleg der tatsächlichen Anwesenheit beigefügt werden! Ein selbstausgedrucktes Tagungsprogramm ist u.U. nicht ausreichend. Die Original-Eintrittskarte im Anhang wäre besser. Auch Visitenkarten von Gesprächspartnern untermauern eure Glaubwürdigkeit (reichen aber ohne Agenda und Gesprächsprotokoll ggf. nicht aus!)
- Seit einiger Zeit ist es zulässig, betriebliche Reisen mit privaten zu verbinden und dann die Kosten anteilig geltend zu machen. Das war früher nicht der Fall - hier konnten keinerlei Kosten geltend gemacht werden, sobald die Veranlassung zu einem Bruchteil privater natur war. Das ist zum Glück nun anders
- Hotelrechnung: Wenn kein Frühstück im Preis enthalten war, sollte dies unbedingt auf der Rechnung vermerkt sein. Andernfalls könnte das Finanzamt annehmen, es sei enthalten gewesen und einen anteiligen vom Verpflegungsmehraufwand abziehen.
- Übernachtungspauschale: gibt's meines Wissens gar nicht mehr. Es können also nur Hotelkosten geltend gemacht werden, für die auch eine Rechnung vorliegt.
Jeder Finanzbeamte sieht die Sachen natürlich unterschiedlich eng. Aber es ist im Zweifel nicht schlecht, auf den worst-case vorbereitet zu sein. Ich höre von Leute, die mit "ihrem" Finanzbeamten auf "du" sind und beim Kaffee alles klären. Wenn aber in 2 Jahren ein Ortswechsel ansteht und die vergangenen Jahre geprüft werden, kann das u.U. nach hinten losgehen.
In dem Fall müsste man die angeblich zuwenig bezahlten Steuern nicht nur nachzahlen, sondern das Finanzamt gönnt sich noch einen (mE etwas realitätsfernen) Zinssatz von saftigen 6% p.a. für den Zeitraum zwischen der ursprünglichen Fälligkeit und der Betriebsprüfung - was ja leicht etliche Jahre sein können.
Alle Angaben nach bestem Wissen und Gewissen ;-)
Zunächst mal vorweg, für diejenigen, die vielleicht erst seit kurzem selbstständig und mit dem Thema noch nicht so vertraut sind:
Generell kannst du die Kosten für jede betrieblich veranlasste Reise als Betriebsausgabe ansetzen. Diese umfassen aber nicht nur die Transportkosten (Auto,Bahn,Flug,Taxi,Mietwagen,Metro,Fahrrad,...) und die Übernachtung, sondern für jeden Aufenthalt von mehr als 8 Stunden kann ein sog. "Verpflegungsmehraufwand" geltend gemacht werden. Die Höhe richtet sich nach Dauer und Ort der Reise (Inland/Ausland).
Aber wenn man nicht alles sorgfältig dokumentiert, kann der Betriebsprüfer ggf. trotzdem versuchen, euch die entstandenen Kosten zu streichen.
Daher ein paar Tipps:
- Gerade für Auslandsreisen besteht eine erhöhte Mitwirkungsplficht des Steuerpflichtigen. Es reicht also vermutlich nicht aus, einfach zu schreiben "Ich war beim Domainfest in Prag. War super!".
In eurem eigenen Interesse solltet ihr eine genaue Agenda führen: Was habt ihr an welchem Tag gemacht? Mit wem hab ihr über welche Themen gesprochen? Was war der konkrete Bezug zu eurem Business?
Idealerweise führt ihr Gesprächsprotokolle und lasst diese noch von eurem Gesprächspartner unterzeichnen. Klingt affig, hilft aber ggf. bei der Argumentation mit dem Betriebsprüfer!
Ferner sollte dringend ein Beleg der tatsächlichen Anwesenheit beigefügt werden! Ein selbstausgedrucktes Tagungsprogramm ist u.U. nicht ausreichend. Die Original-Eintrittskarte im Anhang wäre besser. Auch Visitenkarten von Gesprächspartnern untermauern eure Glaubwürdigkeit (reichen aber ohne Agenda und Gesprächsprotokoll ggf. nicht aus!)
- Seit einiger Zeit ist es zulässig, betriebliche Reisen mit privaten zu verbinden und dann die Kosten anteilig geltend zu machen. Das war früher nicht der Fall - hier konnten keinerlei Kosten geltend gemacht werden, sobald die Veranlassung zu einem Bruchteil privater natur war. Das ist zum Glück nun anders
- Hotelrechnung: Wenn kein Frühstück im Preis enthalten war, sollte dies unbedingt auf der Rechnung vermerkt sein. Andernfalls könnte das Finanzamt annehmen, es sei enthalten gewesen und einen anteiligen vom Verpflegungsmehraufwand abziehen.
- Übernachtungspauschale: gibt's meines Wissens gar nicht mehr. Es können also nur Hotelkosten geltend gemacht werden, für die auch eine Rechnung vorliegt.
Jeder Finanzbeamte sieht die Sachen natürlich unterschiedlich eng. Aber es ist im Zweifel nicht schlecht, auf den worst-case vorbereitet zu sein. Ich höre von Leute, die mit "ihrem" Finanzbeamten auf "du" sind und beim Kaffee alles klären. Wenn aber in 2 Jahren ein Ortswechsel ansteht und die vergangenen Jahre geprüft werden, kann das u.U. nach hinten losgehen.
In dem Fall müsste man die angeblich zuwenig bezahlten Steuern nicht nur nachzahlen, sondern das Finanzamt gönnt sich noch einen (mE etwas realitätsfernen) Zinssatz von saftigen 6% p.a. für den Zeitraum zwischen der ursprünglichen Fälligkeit und der Betriebsprüfung - was ja leicht etliche Jahre sein können.
Alle Angaben nach bestem Wissen und Gewissen ;-)
