Umgang mit regelmäßig spät zahlenden Kunden

[Wettermann]

Ich habe Kunden die von mir Leistungen bekommen, die monatliche Rechnungen von etwa 10 Euro ausmachen. Um es einfacher zu gestalten, stelle ich nur einmal im Jahr eine Rechnung.

Bei ein paar meiner Kunden weiß ich im Grunde schon vorher, dass die Rechnung (mit Fälligkeitsdatum) erstmal ignoriert wird.

Ich schreibe dann die Zahlungserinnerung, dann eine Mahnung mit Mahngebühr. Dann rufe ich an. Dann muss man sich den Vorgang erstmal raussuchen um ihn zu prüfen weil aus dem Kopf heraus man sich an die Rechnung nicht erinnern kann. Dann kommt die Bitte, ich möge die Rechnung doch nochmal faxen. Und dann ist man so nett, zu bezahlen - natürlich ohne die Mahngebühr.

Einerseits könnte man nun sagen, dass man auf solche Kunden verzichten kann. Andererseits sind das in meinem Fall Leistungen, die mich außer dem Rechungsaufwand im Grunde weder Zeit noch Geld kosten. Insofern möchte ich diesen Kunden nicht kündigen.

Habt Ihr ähnliche Erfahrungen? Wie geht Ihr damit um?

Ich überlege nun, dem Kunden zu schreiben, dass es ja jedes Jahr diese Verzögerung gibt und ich daher davon ausgehe, dass der dreistellige Betrag offenbar ein Problem darstellt und ich ihm anbiete den Betrag monatlich abzubuchen aber trotzdem nur einmal jährlich eine Rechnung zu schreiben - ähnlich wie die Versicherungen es machen.

Wie aber verbuche ich sowas? Muss ich die Rg dann im Voraus oder wie bisher im Nachhinein stellen?

 

[Domaingott]

M.E. braucht eine Rechnung ja nur der Kunde für seine Buchhaltung. Du kannst doch einfach deine Kontoauszüge als Beleg nehmen ergänzt um die Vereinbarung. Oder du stellst die Rechnung stets zum Jahresende und nimmst den dann nachträglich als Beleg.

Sehe da eigentlich kein Problem.

Ich würde auf die Rechnung einen Hinweis auf Verzugszinsen anbringen, wonach die automatisch nach 30 Tagen in Verzug kommen und dann 5% bzw. sogar 8% über Basiszinssatz zahlen müssen. Zudem kannst in den Verträgen ja auch Mahngebühren vereinbaren. Sowas hilft manchmal. Ohne eine solche Vereinbarung müssen die keine Mahngebühren zahlen. Problem aber immer: Wenn die Kunden behaupten, sie hätten die Rechnung nicht bekommen, wird es schwer.

Am besten Lastschrift vereinbaren.

 

[sheos]

Am besten Lastschrift vereinbaren.

Suboptimale Idee bei einem Betrag von 10 Euronen und Rücklastgebühren von 5.56 bei geplatzten Lastschriften...

 

[coder]

... Wie aber verbuche ich sowas? Muss ich die Rg dann im Voraus oder wie bisher im Nachhinein stellen?

Bist du Umsatzsteuerpflichtig? Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich, vierteljährlich oder keine (jährliche Anmeldung)? Versteuerst Du nach vereinnahmten Entgelten oder normal?

Im Normalfall wird die Umsatzsteuer mit Erbringung der Dienstleistung fällig.

Falls du Umsatzsteuerpflichtig bist, wirst du wohl kaum um einzelne Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer herumkommen und dein Kunde wird sie auch brauchen. Dazu wäre die Rechnungsstellung im Voraus mit einem Zahlungsplan in Raten wahrscheinlich günstiger.

 

[Desverger]

Suboptimale Idee bei einem Betrag von 10 Euronen und Rücklastgebühren von 5.56 bei geplatzten Lastschriften...

Meines Wissens gab es diverse Urteile, nach denen solche Gebühren nicht zulässig sind.

Zum Beispiel:
Gebühren für geplatzte Lastschrift: Sparkassenpraxis ist illegal - n-tv.de

 

[Wettermann]

Ja ich bin Umsatzsteuerpflichtig.

Aber warum soll das nicht gehen? Meine Versicherung bucht auch jeden Monat ab und schickt nur einmal im Jahr ne Rechnung.

 

[sheos]

Meines Wissens gab es diverse Urteile, nach denen solche Gebühren nicht zulässig sind.

Zum Beispiel:
Gebühren für geplatzte Lastschrift: Sparkassenpraxis ist illegal - n-tv.de

Das ist falsch zitiert.
Du redest von Gebühren, die dem Zahlungspflichtigen der Lastschrift in Rechnung gestellt werden, nicht dem Empfänger der Lastschrift.
Der Empfänger der Lastschrift zahlt bei geplatzten bzw. verweigerten Lastschriften die Gebühren des Kreditinstitutes des Zahlungspflichtigen, was idR. 3.- Euro sind und ausserdem zahlt er die Gebühren der eigenen Bank, idR. 2.50 bis 3.- Euro.
Manche Banken (z.B. Sparkassen) stellen dem eigenen Kunden (also dem Lastschriftempfänger) keine Kosten in Rechnung, was sich in der heutigen Zeit wachsender Anzahlen fauler Kunden sehr schnell bemerkbar machen kann.
Ausserdem muß der Empfänger der Lastschriften weiterhin mit Zinsverlusten rechnen, da manche Banken 20% der eingereichten Lastschriften für 42 Bankarbeitstage als Sicherheit blockieren; Banken, die dieses Procedere nicht anbieten verlangen überwiegend Sicherheiten in Form von Festgeld.
Dem Zahlungspflichtigen der Lastschrift, das ist korrekt, darf die Bank bei Verweigerung bzw. leerem Konto keine Gebühren berechnen.
Insofern rechnet sich Lastschrifteinzug bei Kleckerbeträgen nur dann, wenn man eine extrem zahlungswillige und -fähige Kundschaft hat.
Aber wer hat die heute schon noch...

 

[coder]

Ja ich bin Umsatzsteuerpflichtig. Aber warum soll das nicht gehen? ...

Natürlich geht es, es wird nur kompliziert und eher ein Fall für den Steuerberater als für dieses Forum. Ich würde die Jahresrechnung im Voraus oder besser 12 Monatsrechnungen bevorzugen, weil je nach Konstellation sonst Umsatzsteuer abgeführt werden muss ohne Beleg für den Betrag der Umsatzsteuer.

Aus Sicht des Kunden:
Er möchte die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen. Schaut man in § 15 UStG Abs. 1 Statz 1, dann findet man:

Der Unternehmer kann die folgenden Vorsteuerbeträge abziehen: die gesetzlich geschuldete Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen, die von einem anderen Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt worden sind. Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt. Soweit der gesondert ausgewiesene Steuerbetrag auf eine Zahlung vor Ausführung dieser Umsätze entfällt, ist er bereits abziehbar, wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet worden ist;

Übersetzt:
Wenn die Rechnung im Januar für das laufende Jahr erstellt wurde und der Kunde die Januar-Rate bezahlt hat, kann der Kunde die Umsatzsteuer für die Januar-Rate mit der Voranmeldung für Januar angeben, aber nicht für den Jahresbetrag, weil er erst für Januar bezahlt hat. So geht es Monat für Monat weiter.

Wenn die Rechnung im Dezember für das laufende Jahr erstellt wird und der Kunde vorher 12 Raten gezahlt hat, kann er erst im Dezember die Umsatzsteuer mit der Voranmeldung geltend machen, aber dann für das ganze Jahr.

Aus Sicht des Dienstleisters:
a) Regelfall Steuerberechnung nach vereinbarten Entgelten:
Wenn die Rechnung im Januar für das laufende Jahr erstellt wird, muss der Dienstleister die Umsatzsteuer auch in der Voranmeldung für Januar (oder für das erste Quartal) komplett für das ganze Jahr angeben und abführen, egal wann der Kunde zahlt und ob in Raten oder in einem Betrag.

Wenn die Rechnung im Dezember für das laufende Jahr rückwirkend erstellt wird und der Kunde vorher 12 Raten gezahlt hat, dann entsteht die Umsatzsteuerschuld schon mit jedem Geldeingang. Der Dienstleister muss also die Januar-Rate schon mit Voranmeldung für Januar angeben und abführen. So geht es dann Monat für Monat weiter. Das halte ich für ungünstig, weil es nur einen Beleg für 12 Zahlungen gibt und dieser erst am Ende des Jahres erstellt wird.

b) Steuerberechnung nach vereinnahmten Entgelten wurde beantragt:
Die Umsatzsteuer muss erst abgeführt werden, wenn das Geld tatsächlich auf dem Geschäftskonto eingegangen ist.
Egal, ob die Rechnung im Januar für das laufende Jahr im Voraus erstellt wird oder im Dezember im Nachhinein, muss der Dienstleister in diesem Fall bei jeder Zahlung durch den Kunden anmelden und abrechnen. Also wieder bei der Januarzahlung, bei der Februarzahlung usw. insgesamt 12 mal im Jahr.
Auch in diesem Fall finde ich es günstiger, 12 einzelne Rechnungen oder eine im Voraus gestellte Jahresrechnung für die Buchführung zu haben und nicht die Rechnung erst am Ende des Jahres zu erstellen und vorher praktisch ohne Beleg über die Umsatzsteuer zu buchen.

Wenn ich mich recht erinnere, schicken die Versicherungen auch die Jahresrechnung im Voraus und führen darin die einzelnen Zahlungen auf.

 

[manori]

Ich halte es unabhängig vom Betrag für sinnvoll, wenn eine Rechnung direkt nach Leistungserbringung verschickt wird.

Um Buchhaltungsaufwand zu sparen, handhabe ich es so, dass ich bei Erstkunden sofort eine Rechnung versende und anschließend jeweils zum Monatswechsel. Das ist zwar bei kleinen Beträgen manchmal fast zu viel des Aufwands, aber ich finde "es gehört sich so", eine Rechnung nicht erst nach einem Jahr zu schicken. Aber das Grundproblem scheint mir bei dir zu sein, dass die Rechnungen entsprechend seeeeeehr spät kommen. Das solltest du ändern. Wenn es sich um Pauschalvergütungen mit immer gleichem Rechnungsbetrag (z. B. Anzeigenschaltung) handelt, kannst du die Rechnung ggf. entsprechend im Voraus begleichen lassen, Kommt aber auf die Dienstleistung an.

Säumige Zahler erhalten von mir eine Erinnerung mit neuem Zahlungsziel. Wird dieses ebenfalls ignoriert, schalte ich ein Inkassounternehmen ein, weil mir der Buchhaltungsaufwand zu groß ist. In der Regel klappt das ganz gut und das Risiko habe ich bei meinem Dienstleister nur, wenn der Schuldner aus irgendwelchen Gründen nicht zahlt. Ich finde das auch nicht negativ, wenn man so eine Dienstleistung auslagert, auch bei Kunden, die man gerne behalten möchte. Wer nach Rechnung und Erinnerung nicht zahlt bzw. sich auch nicht rührt, ... Als Dienstleister ist man sicherlich dennoch mitunter auf solche Kunden angewiesen, dann kann man ja noch anrufen und erklären, dass man üblicherweise so vorgeht und deshalb bitte der Betrag kurzfristig überwiesen werden soll.

Also: Rechnungen sofort verschicken und schon dürften 70 % des Problems gelöst sein.